Sử dụng hóa đơn điện tử và những điều cần biết mới nhất

Sử dụng hóa đơn điện tử và những điều cần biết mới nhất

Điều cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử – Hoadondientu – Hiện nay được xem là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp trong việc in xuất hóa đơn và khá thuận tiện cho cơ quan thuế. Vì vậy, để bạn hiểu hơn về các vấn đề xoay quanh về loại hóa đơn này, mời bạn xem những thông tin mà CKSVINA đề cập dưới đây.

Điều cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất 2019

Điều cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất 2019
Nguồn: anytimecollect

Hoá đơn điện tử được sử dụng ngày càng phổ biến trên toàn quốc, điều đáng quan tâm nhất là tôi khuyên bạn hãy tìm hiểu kỹ về những quy định bắt buộc về sử dụng hoá đơn. Bởi nếu không làm đúng theo quy định của pháp luật, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kinh doanh của mình.

Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí: việc in hóa đơn dễ dàng và nhanh chóng, phát hành hóa đơn đến khách hàng  chỉ cần thông qua email hay qua portal, quá trình lưu trữ hóa đơn cũng rất linh hoạt đó là bạn lưu trữ chúng thông qua các phương tiện điện tử.

Dễ dàng quản lý: không sợ bị hư hỏng, không bị thất lạc như hóa đơn giấy, thuận lợi cho việc hạch toán, đối chiếu dữ liệu khi muốn lục lại, cũng nhờ vậy mà cũng rất dễ dàng cho các đơn vị quản lí thuế kiểm tra hóa đơn, mã số thuế.

Thuận tiện sử dụng: phát hành nhanh chóng, dễ dàng quản lí, tìm kiếm hóa đơn.

Với những lợi ích trên, việc yêu cầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nhằm giúp các doanh nghiệp, tổ chức thuận lợi hơn trong việc kinh doanh cũng như theo kịp với sự phát triển của các nước trên thế giới.

Khi nào bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử ?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được khởi tạo và kết nối với máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế, nên khi bán hàng hóa dịch vụ, hóa đơn các doanh nghiệp, cá nhân sẽ được lưu trữ trên máy tính. Hddt cần đảm bảo những yêu cầu độ chính xác trong mẫu nội dung hóa đơn, xác định định số hóa đơn với nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, những số hóa đơn được lập và chỉ sử dụng một lần duy nhất.

Mặc dù việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ mang lại các lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng vẫn có các khó khăn khi áp dụng hóa đơn điện tử: các doanh nghiệp có cơ sở hạ tầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của luật giao dịch điện tử, có nguồn lực chuyên môn tốt và vận hành đúng theo yêu cầu của hóa đơn điện tử.

Đối tượng bắt buộc sử dụng hddt thí điểm hiện nay: các công ty, tổ chức, doanh nghiệp phát hành số lượng hóa đơn lớn, các đơn vị tổ chức có nhiều chi nhánh, các đơn vị có khách hàng tập trung ở nhiều tỉnh/ thành phố lớn.

Từ 11/2020 theo thông tư 119/2018-BTC yêu cầu các doanh nghiệp phải hoàn tất việc sử dụng hóa đơn giấy và tất cả sẽ chuyển qua hình thức sử dụng hóa đơn điện tử.

Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Thời gian từ ngày 01/11/2018 – hết 31/10/2020:

– Các doanh nghiệp, cá nhân hộ kinh doanh đã phát hành hóa đơn giấy đặt in hay mua của cơ quan thuế để sử dụng trước tháng 11 năm 2018 thì vẫn tiếp tục dùng hóa đơn giấy, cho đến hết ngày 31/10/2020, sau đó sẽ chuyển qua hóa đơn điện tử để dùng.

– Đối với cơ quan thuế khi có thông báo chuyển đổi về việc áp dụng hóa đơn điện tử, nếu chưa có điều kiện về hạ tầng công nghệ thì vẫn dùng hóa đơn giấy và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế để được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đến thời hạn bắt buộc sử dụng
hddt.

– Trường hợp những cơ sở kinh doanh khi mới thành lập ở thời gian này, bị cơ quan thuế thông báo thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử cũng phải thực hiện theo sự hướng dẫn của cơ quan thuế. Tuy nhiên, không đủ điều kiện đáp về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin thì vẫn sử dụng hóa đơn giấy như đã nói ở trên.

 Thời gian từ ngày 01/11/2020:

– Các doanh nghiệp, cá nhân hộ kinh doanh cần phải hoàn thành việc chuyển đổi giấy sang hóa đơn điện tử và một số ngành nghề cần áp dụng hóa đơn điện tử có mã thực của cơ quan thuế.

Cũng kể từ ngày 01/01/2020, các Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.

Đặc biệt với một số trường hợp khác như: các trường học, bệnh viện công lập sử dụng phiếu thu tiền thì sẽ vẫn sử dụng phiếu thi tiền. Qúa trình chuyển đổi hóa đơn điện tử hay sử dụng phiếu thu tiền điện tử của các tổ chức này sẽ thực hiện theo lộ trình của bộ tài chính đề ra.

Có thể Bạn quan tâm:=>> Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử

Có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không ?

Từ đầu năm 2018, bộ tài chính đã chính thức đưa ra dự thảo và kèm theo đề cương xây dựng về nghị định hóa đơn bán hàng và phải bắt buộc dùng hóa đơn điện tử dành cho một số lớn các doanh nghiệp. Đối với thông tư 51 năm 2010, thông tư 4 năm 2014 và thông tư 119 năm 2018 của bộ tài chính được quy định nhiều điểm mới về những đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt đó là tại điều 12 ở Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định rất chi tiết về các nhóm đối tượng.

Các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử năm 2018 – 2019:

1.Những đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp:

  • Các doanh nghiệp đã áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/01/2018 thì tiếp tục áp dụng và làm theo những hướng dẫn của Bộ Tài Chính.
  • Các doanh nghiệp đang thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy in có mã số thuế trong thời gian trước ngày 01/01/2018 vẫn được áp dụng.
  • Doanh nghiệp mới thành lập có mã số thuế nhưng chưa sử dụng hóa đơn giấy đặt in hoặc hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, nếu đủ điều kiện sử dụng hddt của doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải bắt sử dụng hóa đơn này trong hoạt động mua bán dịch vụ hàng hóa kể từ khi có mã số thuế.

2. Những đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử phải có mã thuế của cơ quan thuế

  • Các doanh nghiệp đang kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã trước ngày 01/01/2018 thì vẫn tiếp tục sử dụng.
  • Các doanh nghiệp đang kinh doanh đã mua hóa đơn của cơ quan thuế nhưng chưa có mã thuế thì chuyển sang sử dụng hddt có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/07/2018. Hoặc những doanh nghiệp chỉ mới thành lập, chưa mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in và không sử dụng hddt thì sau thời hạn 06 tháng phải sử dụng loại hóa đơn này.
  • Đối với những doanh nghiệp vừa nhỏ thuộc diện khu vực đặc biệt khó khăn nếu không sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp thì sẽ được cơ quan thuế hỗ trợ để sử dụng hóa đơn điện tử có mã thực.

Xem thêm: =>>> Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

3. Các nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử để cung cấp dịch vụ hàng hóa, những doanh nghiệp phải có trách nhiệm thông báo cho khách hàng định dạng hóa đơn điện tử và những cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa 2 bên. Người bán và người mua hoặc nhà cung cấp trung gian giải pháp cho hóa đơn điện tử ( ví dụ như CKSVINA là một điển hình), vì vậy các đơn vị cần phải thoả thuận các điều kiện, yêu cầu kỹ thuật để bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử.

Khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, yêu cầu các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh phải thực hiện đăng kí cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử mà không cần lập thông báo phát hành hóa đơn. Theo định kỳ, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần phải chuyển các thông tin dữ liệu cho từng hóa đơn để gửi đến cơ quan thuế.

Các doanh nghiêp, tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử không cần lập báo cao tình hình sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên yêu cầu cần đảm bảo các quy trình sao lưu dữ liệu, cụ thể là hệ thông lưu trữ dữ liệu tương thích, có quy trình sao lưu phục hội khi gặp sự cố ngoài ý muốn ( ví dụ như lưu dữ liệu ra các vật mang tin: bộ nhớ flash, đĩa mềm, băng từ, ổ Iomega Zip v.v ).

4. Các phương thức lập hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Cách thức gửi hóa đơn điện tử được xem như việc truyền dữ liệu của hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ đến người mua. Bao gồm: gửi trực tiếp hoặc thông qua tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử.

Xem thêm: =>> Thông tư mới nhất về hóa đơn điện tử của bộ tài chính

Xuất hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ

Xuất hóa đơn điện tử để làm sao hợp lệ, bạn cần phải đáp ứng những điều kiện sau:

a) Cần đáp ứng các quy định tại khoản 5 Điều 4, 6, 7 tại thông tư 119 năm 2018 của bộ chính phủ.

* Ở khoản 5 điều 4: Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền được kết nối dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế và đảm bảo đầy đủ những nguyên tắc:

– Không bắt buộc sử dụng có chữ ký số.

– Việc mua hàng hóa, dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử nhờ khởi tạo từ máy tính tiền chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế được xác định những khoản chi và chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

* Ở khoản 5 điều 6: ở điều này cần đảm bảo các nội dung dưới đây.

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tên người bán, người mua, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn, đơn giá, thành tiền chưa tính thuế giá trị gia tăng và tiền đã tính giá trị gia tăng.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).

– Ghi thời gian lập hóa đơn điện tử, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua ( nếu có).

– Các loại lệ phí thuộc ngân sách của nhà nước và các nội dung khác có liên quan.

* Ở khoản 5 điều 7: quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Đối với trường hợp khi giao hàng nhiều lần, cho từng hạng mục thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao cần phải lập hóa đơn đầy đủ nội dung, đúng khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng khi được giao.

Xem thêm: =>> Có lùi ngày xuất hóa đơn điện tử được không ?

Đối với doanh nghiệp đã bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ phải lập hóa điện tử: vì thời điểm này đã chuyển quyền sở hữu cho người mua hàng hóa dịch vụ và không phân biệt bên mua đã thu tiền hay chưa thu tiền.

Xêm thêm: =>>> Hóa đơn điện tử là gì ?

Bạn đang xem bài viết sử dụng hóa đơn điện tử – Hoadondientu của CKSVINA biên tập, mọi sự thắc mắc cần được tư vấn vui lòng liên hệ: 0969588696, chúng tôi rất hân hạnh chào đón các bạn!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *