Những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử

Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử

Những quy định mới nhất về hóa đơn điện tửTình hình sử dụng hóa đơn giấy không còn phổ biến như trước và thay vào đó đã chuyển sang hóa đơn điện tử, nhằm góp phần hiện đại hóa trong việc quản lí những lợi ích thiết thực như tiết kiệm thời gian thanh toán, gửi nhận hóa đơn, lưu trữ và bảo quản hóa đơn dễ dàng, thuận tiện cho việc hạch toán, có độ an toàn cao,…

Để tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh trong quá trình sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ. Các bạn cần nắm rõ những quy định về hóa đơn điện tử mà chính phủ đã ban hành, đặc biệt là các quy định mới nhất hiện nay.

Tìm hiểu thêm:=>>> Hóa đơn điện tử là gì ?

Những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử 2019

Quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi

Đối chiếu các quy định của pháp luật tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính có hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử chuyển đổi hợp pháp, có giá trị pháp lý cần bảo đảm về tính chính xác thông tin, cần phải toàn vẹn những thông tin trên hóa đơn nguồn, có ký hiệu riêng khi xác nhận được chuyển đổi và đã chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

Quy định về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Quy định chung trong điều 12 tại thông tư 32/2011/TT-BTC về việc sử dụng hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy:

Về nguyên tắc chuyển đổi: người bán hàng hóa dịch vụ chuyển đổi hóa đơn điện hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ những hàng hóa khi lưu thông, để biết rõ nguồn gốc xuất xứ này có chính xác hay không, người bán phải đáp ứng các quy định khoảng 2, 3, 4 điều này và phải có chữ ký, con dấu.

 Điều kiện chuyển đổi: đáp ứng những điều kiện dưới đây.

a) Đảm bảo toàn vẹn các nội dung như trong hóa đơn điện tử gốc

b) Có ký hiệu riêng xác nhận khi được chuyển đổi

c) Phải có chữ ký và họ tên của người đại diện việc chuyển đổi

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi có giá trị lưu giữ nhằm để ghi sổ sách, theo dõi về kế toán và không chấp nhận để giao dịch hay thanh toán, ngoài trừ hóa đơn kết nối dữ liệu điện tử từ máy tính tiền cho cơ quan thuế theo quy định của pháp luật.

Trong ký hiệu riêng của hoá đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy gồm những thông tin: họ và tên, chữ kí của người muốn chuyển đổi và ngày tháng năm thực thiện việc chuyển đổi và dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và hóa đơn giấy.

Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử

Về đối tượng áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử

1. Các doanh nghiệp, tổ chức hay các cá nhân cung cấp hàng hóa dịch vụ được thành lập quy định của Luật doanh nghiệp, với những loại hình công ty như: công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, hộ kinh doanh, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh.

 2. Tổ chức là nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

 3.Các cơ quan thuế có liên quan đến việc quản lý

Khi sử dụng hoá đơn điện tử phải thực hiện những yêu cầu:

Các doanh nghiệp hay các tổ chức cá nhân nào đó muốn sử dụng hoá đơn điện tử cần phải có hạ tầng công nghệ thông tin để lưu trữ dữ liệu và đặc biệt cần có chữ ký số điện tử.

Các doanh nghiệp hay các tổ chức cá nhân phải tự xác định việc sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử ( có thể đó là do bạn tự xây dựng hoặc sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử tại những nhà cung cấp trung gian).

Các doanh nghiệp hay các tổ chức cá nhân phải thông báo đến khách hàng về việc định dạng hoá đơn và cách thức truyền nhận ( có thể trực tiếp hoặc qua các nhà cung cấp trung gian).

Các doanh nghiệp hay các các tổ chức cá nhân cần phải ban hành quyết định áp dụng hoá đơn điện tử và gửi thông báo tới cơ quan thuế trước khi lập hoá đơn điện tử.

Để sử dụng hoá đơn điện tử các doanh nghiệp hay các tổ chức cá nhân nên xem xét điều kiện thực tế của mình như cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, chữ ký số, chứng từ điện tử, có khả năng chấp nhận sử dụng hóa đơn của khách hàng,… để triển khai dùng hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, khi sử dụng hóa đơn điện tử, mỗi cá nhân doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu về nội dung trong văn bản:

a) Họ tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua ( nếu người mua có mã số thuế thì cần đến, nếu không có cũng không sao).

b) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn

d) Tên, đơn giá và số đơn vị tính, số lượng khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ

đ) Tổng số tiền thanh toán đã trừ thuế giá trị gia tăng, tổng tiền chưa có thuế giá trị gia tăng.

e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người cung cấp dịch vụ hàng hóa

f) Ngày tháng năm đã lập hóa đơn điện tử

h) Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước,…. (nếu có).

Có thể Bạn chưa biết: =>>> Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Những quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử như:

1. Hóa đơn điện tử cần được bảo quản và sẽ lưu trữ trên phương tiện điện tử.

2. Các doanh nghiệp hay các các tổ chức cá nhân có quyền lựa chọn và áp dụng hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

3. Khi lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo: độ an toàn bảo mật, không bị thay đổi, sai lệch nội dung trong quá trình thời gian lưu trữ. Ngoài ra, cần lưu trữ đúng thời hạn được quy định theo pháp luật, việc lưu trữ sẽ giúp các doanh nghiệp, các cá nhân tra cứu dễ dàng và in ra giấy khi có yêu cầu.

( Về trường hợp quá trình lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống của các doanh nghiệp bị mất do bị hóa hoặc máy tính bị virus xâm nhập sẽ ảnh hưởng tới dữ liệu của máy tính. Đối với trường hợp này, chúng ta cần có phương án lưu trữ dự phòng ở nhiều nơi khác nhau trên hệ thống cloud miễn phí như OneDrive, Google Drive hay DropBox,….).

4. Và nếu khi thời gian lưu trữ đã hết hạn sẽ được tiêu hủy theo quy định của pháp luật ( nếu không có quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc giữ lại hóa đơn).

Những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử 2018 – 2019

Quy định về hóa đơn điện tử 2018 - 2019
Nguồn: Plo

Quy định về hóa đơn điện tử 2018

Cũng giống như những quy định về hóa đơn điện tử mà CKSVINA đã đề cập ở trên, nhưng vào năm 2018 lộ trình sẽ bắt buộc nhiều đối tượng sử dụng hơn ( bắt đầu kể từ 01/01/2018):

Nhóm đối tượng thực hiện dùng hóa đơn để chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế là những cơ quan đơn vị, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử khi có mã số thuế kết chuyển dữ liệu hóa đơn giấy cho cơ quan thuế. Bao gồm các đối tượng:

– Các doanh nghiệp ở các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao được thành lập theo quy định của pháp luật.

– Các đơn vị sản xuất, kinh doanh theo đúng quy định pháp luật.

– Các ngân hàng hoặc doanh nghiệp lớn có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã góp đến thời điểm phát hành hóa đơn.

Nhóm đối tượng thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế:

– Là các doanh nghiệp mới được thành lập (không bao gồm doanh nghiệp thuộc nhóm đối tượng thực hiện dùng hóa đơn để chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế).

– Các tổ chức, doanh nghiệp đang mua hóa đơn của cơ quan thuế gồm: các đối tượng vi phạm về quản lý và sử dụng hóa đơn, các doanh nghiệp khác thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế trước 01/01/2018 sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế theo sự thông báo của cơ quan thuế.

Trường hợp những người có nhu cầu sử dụng hóa đơn bán lẻ đã có chữ ký số thì không cần tới cơ quan thuế mà có thể gửi yêu cầu trực tiếp đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Còn trường hợp nhu cầu sử dụng hóa đơn bán lẻ không có chữ ký số sẽ tới cơ quan thuế để hướng dẫn làm thủ tục điện tử trên máy tính tại cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử.

Quy định về hóa đơn điện tử năm 2019

Các doanh nghiệp đang tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử – Hoadondientu sẽ tiếp tục sử dụng vào năm 2019. Đồng thời, cũng kể từ năm 2019, các doanh nghiệp sẽ phải đăng ký chuyển dần sang sử dụng hóa đơn điện tử để đến 1/11/2020 chấm dứt hoàn toàn việc sử dụng hóa đon giấy .

Quy định nghị định 119/2018/NĐ-CP

Quy định nghị định 1192018NĐ-CP

Nghị định 119 năm 2018 về hóa đơn điện tử

Vào ngày 12/9/2018 vừa qua, chính phủ đã chính thức ban hành Nghị định 119 về hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ hàng hóa và bắt đầu có hiệu lực từ ngày 1/11/2018.

Nghị định 119/2018/nđ-cp quy định về hóa đơn điện tử

1 – Về việc sử dụng hóa đơn điện tử, chính phủ yêu cầu phải hoàn thành vào ngày 1/11/2020 tại các doanh nghiệp, các cá nhân, hộ kinh doanh. Và những quy định hóa đơn điện tử về các Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của chính phủ vẫn còn hiệu lực thi hành.

Ngoài ra, các tổ chức doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh có thông báo phát hành hóa đơn tự in hoặc đặt in, hay đã mua hóa đơn từ cơ quan thuế vẫn được tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31/10/2020.

2 – Những hộ kinh doanh đạt mức doanh thu từ 3 tỷ/năm phải cần hóa đơn điện tử có mã số thực. Trong điều 12 của Nghị định 199 có quy định cụ thể như sau:

– Cá nhân, các hộ kinh doanh khi làm việc với sổ sách kế toán cần phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu sử dụng từ 10 lao động trở lên và đạt doanh thu từ 03 tỷ đồng trở lên, ngoại trừ lĩnh vực thương mại dịch vụ phải 10 tỷ trở lên.

– Với trường hợp những đối tượng này khi làm việc với sổ sách kế toán mà không thuộc diện bắt buộc, có yêu cầu vẫn được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của pháp luật.

– Cá nhân, các hộ kinh doanh thuộc cung cấp dịch vụ hữu hình, vô hình trực tiếp đến người tiêu dùng như nhà hàng, bán lẻ hàng tiêu dùng, khách sạn, thuốc tân dược,… ở những địa điểm được thí điểm hóa đơn điện tử có mã thực của cơ quan thuế từ năm 2018.

– Cá nhân, các hộ kinh doanh không đáp ứng những yêu cầu khi sử dụng hóa đơn điện có mã thực từ cơ quan thuế, phải cần có hóa đơn để giao lại cho khách hàng và sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã thực theo từng lần phát sinh.

– Những doanh nghiệp, tổ chức hay thường gặp những rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ, sẽ có lợi ích đó là không phân biệt thời gian bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

3 – Phải hủy hóa đơn giấy khi dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo quy định của nghị định này cũng yêu cầu, bắt đầu từ khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã thực của cơ quan thuế thì các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh sẽ phải hủy các hóa đơn giấy còn tồn mà chưa sử dụng tại khoản 3 điều 14 ở Nghị định 119.

Hiện nay, các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã, sẽ không thể tiếp tục dùng hóa đơn giấy và phải hủy hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật. Thời điểm hủy hóa đơn chậm nhất trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo của cơ quan thuế.

4 – Còn áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không mã thực đối với một số ngành dưới đây.

Gồm các doanh nghiệp kinh doanh ở những lĩnh vực: xăng dầu, bưu chính viễn thông, bảo hiểm, uy tế, tài chính tín dụng, vận tải hàng không, điện lực, kinh doanh thương mại hoặc giao dịch bằng phương tiện điện tử cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, những lĩnh vực này vẫn có thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã thực nếu gặp trường hợp rủi ro cao về thuế.

5 – Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy

Tại điều 10 theo Nghị định 119, chuyển đổi hóa đơn giấy từ hóa đơn điện tử, đối với việc này cần bảo đảm giữa nội dung cần phải khớp với nhau.

Lưu ý: đối với trường hợp những doanh nghiệp mới thành lập thì có thể cho phép còn sử dụng cho đến hết ngày 1/11/2020. Và theo đó những doanh nghiệp đang mới kinh doanh và thành lập từ ngày 1/11/2018 đến 31/10/2020, cơ quan thuế sẽ thông báo thực hiện theo sự hướng dẫn của cơ quan. Đối với những doanh nghiệp đó chưa đáp ứng các điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin sẽ tiếp tục dùng hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị Định số 51/2010/NĐ-CP của năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP của năm 2014.

Có thể bạn chưa biết: =>> Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Với bài viết chia sẻ về những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử – Hoadondientu, hi vọng CKSVINA đã cung cấp đến bạn những nội dung quan trọng, đáng chú ý nhất. Nếu có thắc mắc nào chưa nắm rõ, các bạn vui lòng liên hệ qua hotline 0969588696 để nhận tư vấn và hỗ trợ.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *