Định nghĩa hóa đơn điện tử là gì ? các khái niệm về HĐĐT

hóa đơn điện tử là gì

Định nghĩa hóa đơn điện tử là gì ? Hiện nay, với việc phát triển của công nghệ thông tin rất mạnh mẽ đặc biệt là trong thủ tục hành chính về thuế mới đây, theo quy định của pháp luật Việt Nam, năm 2020 sẽ áp dụng hóa đơn điện tử – hoadondientu cho các doanh nghiệp, các tổ chức sử dụng. Tuy nhiên, không ít người vẫn chưa hiểu rõ về hóa đơn này. Để bạn nắm kỹ hơn, mời bạn tìm hiểu cụ thể hơn về một số định nghĩa hóa đơn điện tử là gì? ở tại bài viết này.

Định nghĩa hóa đơn điện tử là gì ?

Định nghĩa hóa đơn điện tử là gì ?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một dạng của hóa đơn nhằm cung cấp quá trình trao đổi cung sản phẩm, dịch vụ được tạo trong môi trường số (internet), được khởi tạo và tạo lập của các đơn vị, được lưu trữ trên không gian điện toán bằng các phần mềm, dễ dàng quản lý, thực hiện thao tác gửi và nhận trên internet một cách dễ dàng, nhanh chóng và bảo mật nhất.

Hóa Đơn Điện Tử Trong Tiếng Anh Là Gì ?

Khi đến nhà hàng, khách sạn, trong một quán ăn nào đó, các shop thời trang,… bạn thường nghe người ta nói về “Hóa đơn” và còn có cái tên là “Bill”.

Nhưng từ “” BILL” vẫn chưa phải chính xác trong khi nói rằng đó là từ tiếng anh của hóa đơn điện tử. Vì từ “ Bill” chỉ là dạng hóa đơn điện tử được in trực tiếp của người bán, và giao lại cho người mua, chứ không được sử dụng trong doanh nghiệp. Và trên những hóa đơn này, vẫn chưa những thông tin cụ thể của bên bán ( trừ khi khách hàng thanh toán bằng thẻ tín dụng).

Trong hóa đơn điện tử, từ “Invoice” được xem là thuật ngữ hóa đơn điện tử và được thường xuyên sử dụng trong các giao dịch của doanh nghiệp. Khác với từ Bill, các thông tin trên invoice có những thông tin cụ thể giữ người mua và người bán. Đây là loại hình thức giao dịch hiện đại ngày nay, hóa đơn sẽ đưa đến cho khách hàng thông qua hệ thống tin nhắn đến sms hoặc email. Và bên doanh nghiệp có thể tra cứu lại bất cứ thông tin nào khi cần thiết.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì ?

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là nói đến việc áp dụng chuyển đổi từ hình thức hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích các doanh nghiệp. Song, vẫn có một vài công việc cũng cần đến hóa đơn giấy, vì việc chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điển tử cũng có nhiều người quan tâm. Vậy việc chuyển đổi này như thế nào để đúng với pháp lý, mời bạn xem những hướng dẫn dưới đây.

Theo căn cứ tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của bộ tài chính quy định về việc chuyển đổi hóa đơn:

Về nguyên tắc: bên người bán hàng chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ cho các hàng hóa hóa hữu hình khi lưu thông. Và tại khoảng 2,3,4 có quy định những hàng hóa xuất xứ cần có chữ kí, con dấu của người đại diện. Ngoài ra, bên người mua và bán muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy còn để giúp cho việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

Điều kiện để chuyển đổi: cần đáp ứng những điều kiện theo quy định của pháp luật.

+ Phản ánh nội dung cụ thể và hoàn toàn khớp với hóa đơn điện tử gốc

+ Có ký hiệu riêng xác nhận

+ Có chữ ký và họ tên của người thực hiện việc chuyển đổi.

Lưu ý: việc dùng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử  chỉ có giá trị pháp lí khi đảm bảo đầy đủ những điều kiện trên.

Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử xác thực còn có tên gọi khác là hóa đơn điện tử có mã xác thực. Đây là hóa đơn điện tử mà trong hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế.

Về mã số xác thực, đây là một dãy ký tự được mã hóa với tính bảo mật cao, được cung cấp bởi hệ thống xác thực của tổng cục thuế dựa trên những thông tin hóa đơn từ các doanh nghiệp. Ngoài ra, hóa đơn điện tử xác thực, bên người bán cần phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ giảm thiểu những thủ tục hành chính và tạo thuận lợi cho việc hạch toán kế toán, điển hình như khi đối chiếu dữ liệu và rút ngắn thời gian thanh toán, điều này giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là bản thể hiện của mẫu hóa đơn điện tử vì hóa đơn điện tử muốn xuất là một file mềm, nếu muốn thể hiện trước cho khách hàng xem hóa đơn điện tử hợp lệ, không bị làm giả, có đúng với nội dung hóa đơn gốc hay không.

Trong nội dung phải cần có những chi tiết theo đúng quy định của pháp luật tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và 219/2013/TT-BTC, cụ thể như:

– Phải ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc đó là tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mã số thuế người mua và bán, địa chỉ của người mua và người bán.

– Trên hóa đơn có ghi tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ chưa có thuế gía trị gia tăng, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ có thuế gía trị gia tăng, tổng thành tiền thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

Chữ kí số, chữ kí điện tử của người bán và người mua, mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, các lệ phí thuộc ngân sách của nhà nước và các nội dung khác ( nếu có).

Phần mềm hóa đơn điện tử là gì

Phần mềm hóa đơn điện tử là phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ trong việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Hiện nay có nhiều phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi nhiều nhà mạng khác nhau như VNPT, Bkav, FPT, Viettel,… Vì thế, bạn rất dễ dàng lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, với nhiều tính năng nổi trội như:

+ Giúp việc truy xuất, lưu trữ và quản lý dữ liệu những thông tin trên hóa đơn có liên quan đến hoạt dông kinh doanh của doanh nghiệp một cách dễ dàng và tiện lợi.

+ Rất thuận lợi trong quá trình in ấn và chuyển đổi hóa đơn đến tay khách hàng, các doanh nghiệp có thể gửi thông qua internet, email, tin nhắn SMS,…

+ Có khả năng tích hợp lại các phần mềm khác nhau trong văn phòng như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán và các phần mền tiện ích khách nhằm giảm thời gian cho công việc truy suất hóa đơn cho doanh nghiệp.

+ Có thể tự khởi tạo hóa đơn từ các mẫu hóa đơn có sẵn, giúp các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn. đặc biệt là logo thương hiệu sẽ đi kèm trên hóa đơn của doanh nghiệp mình.

+ Giảm những thủ tục hành chính, giúp các công việc lập thông báo phát hành, quyết định sử dụng và báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn,… được thực hiện nhanh chóng và chính xác.

+ Quá trình quản lý, dễ dàng tra cứu các hóa đơn để thuận tiện cho hạch toán, kê khai, nộp thuế.

+ Ngoài ra, khi sử dụng phần mền hóa đơn điện tử còn có nhiều lợi ích thiết thực khác cho các doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí thời gian trong việc in ấn, vận chuyển lưu trữ, bảo quản hóa đơn. Có tính bảo mật cao, tránh trình trạng làm mất, bị hư hỏng như hóa đơn giấy trước kia chúng ta hay sử dụng.

Trên là bài viết: các khái niệm về hóa đơn điện tử là gì ? Thông qua bài biết, CKSVINA hi vọng sẽ giúp bạn hiểu hơn phần nào về các khái niệm về hóa đơn điện tử là gì?

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *